Nos encontramos en el último módulo del Certificado de Profesionalidad Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos (ADGG0508). Este módulo se denomina Reproducción y archivo, en el cual uno de los objetivos es conocer cómo funciona y se organiza un archivo.
Para que los alumnos vieran de una forma más didáctica y física como se organiza la documentación, el pasado 12 de junio realizamos una visita a la Biblioteca Municipal de Móstoles.
Allí nos esperaba Yolanda Fernández, Ayudante de Biblioteca. Nos explicó el protocolo que utilizan para organizar los documentos desde el momento que entran en el centro hasta que llegan a los usuarios.
Dentro de este protocolo, uno de los procesos más importantes es la catalogación, que consiste en la descripción tanto de la parte física (número de páginas, medidas, título…) como del contenido (ilustraciones, texto…) del documento, de forma que quede registrado dentro de la base de datos, con el objetivo que el usuario pueda consultarla.
Además Yolanda nos enseñó físicamente el sistema que utilizan para clasificar los diferentes documentos, utilizando varios ejemplos, como libros, revistas, audiovisuales o libros infantiles, donde los alumnos pudieron comprobar el método empleado en los distintos documentos.
El método en el que se basan para clasificar es el sistema CDU (Clasificación Decimal Universal) que utilizan la mayoría de las bibliotecas públicas. Con este sistema el documento queda ordenado y clasificado siguiendo unas normas. Cada documento tiene un papel, pegado en el canto, que se llama tejuelo y en él está escrita la Signatura, se podría decir que es la clave o código que tiene cada documento para que podamos localizarlo en la sala.
Además de la Signatura, cada documento tiene un Nº de registro por orden de llegada a cada centro, y el código de barras que identifica el documento como único.
Todos estos datos y códigos se recogen dentro de una base de datos relacional que sirve para gestionar y consultar los documentos diariamente.
Con esta visita se ha pretendido que los alumnos entiendan la importancia que tiene una buena organización de los documentos y que pudieran ver, de una forma física y sencilla el trabajo que hay detrás de un proceso de archivo de un documento.
En clase los alumnos realizarán varios ejercicios para practicar el proceso de catalogar y clasificar, diseñando bases de datos documentales y relacionales.
Esto ha sido posible gracias a la colaboración de Yolanda y de la Biblioteca Municipal de Móstoles. Queremos agradecer el tiempo que han dedicado a enseñarnos el proceso de documentación que utilizan y dar nuestra enhorabuena por el trabajo que realizan.
Olga Mª Arranz
